Verwalterwechsel: Unterlagen, Herausgabe und Checkliste
Das Wichtigste in Kürze
- Die Gemeinschaft hat Anspruch auf ihre Verwaltungsunterlagen und die für die Fortführung benötigten Daten.
- Eine allgemeine gesetzliche Übergabefrist von zwei oder vier Wochen gibt es nicht. Termin und fehlende Positionen schriftlich festhalten.
- Offene Honorare berechtigen nicht dazu, Verwaltungsunterlagen als Druckmittel zurückzuhalten.
- Die neue Verwaltung bearbeitet auch offene Jahresabrechnungen. Vertragspflichten der früheren Verwaltung können daneben bestehen.
- Ein Übergabeprotokoll sollte erhaltene, geprüfte und fehlende Unterlagen sowie Bank- und Portalberechtigungen unterscheiden.
Beim Verwalterwechsel muss die bisherige Verwaltung die Unterlagen und Verwaltungsdaten der Wohnungseigentümergemeinschaft herausgeben. Dazu gehören auch Buchhaltung, Beschlüsse und offene Vorgänge. Entscheidend ist, dass die neue Verwaltung damit weiterarbeiten kann: Zehn übergebene Ordner helfen wenig, wenn die Bankberechtigung fehlt oder eine laufende Frist nirgends vermerkt ist.
Diese Checkliste richtet sich an Beiräte und Wohnungseigentümer. Sie betrifft die WEG-Verwaltung; Unterlagen aus einer gesonderten Miet- oder Sondereigentumsverwaltung müssen getrennt nach dem jeweiligen Auftrag behandelt werden.
Checkliste: Welche Unterlagen gehören zur Übergabe?
Fordern Sie einen Bestand nach Themen und Zeiträumen an. Vermerken Sie für jede Position, was vorliegt, was fehlt und wer es bis wann nachliefert.
Bereich | Unterlagen und Prüfung |
|---|---|
Grundlagen | Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Nachträge, Aufteilungspläne und vorhandene Grundbuchunterlagen. Sind Änderungen und Anlagen vollständig? |
Beschlüsse | Beschluss-Sammlung, Versammlungsprotokolle, Umlaufbeschlüsse und gerichtliche Entscheidungen. Die Sammlung mit den Protokollen abgleichen und Lücken benennen. |
Buchhaltung | Kontoauszüge, Belege, Buchungsjournal, Eigentümerkonten, Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen und Vermögensberichte. Kontostände, Rücklage, Forderungen und Verbindlichkeiten zum Übergabestichtag abstimmen. |
Verträge | Versicherungen, Wartung, Hausreinigung, Hausmeister, Versorgung und sonstige Dienstleister. Ansprechpartner, Laufzeiten, Kündigungsfristen und offene Aufträge erfassen. |
Gebäudetechnik | Vorhandene Bau- und Revisionsunterlagen, Energieausweis, Wartungs- und Prüfberichte, etwa zu Heizung, Aufzug und Trinkwasser. Nächste Termine und bekannte Mängel hervorheben. |
Verbrauch und Abrechnung | Zählerverzeichnis, Ablesewerte, Messdienstunterlagen, Heizkostenabrechnungen und noch ausstehende Daten. Abrechnungszeiträume und zuständige Dienstleister festhalten. |
Kontakte | Aktuelle Eigentümerliste, Zustelladressen, Beirat und notwendige Objektkontakte. Personenbezogene Daten nur im für das jeweilige Mandat erforderlichen Umfang übertragen. |
Schlüssel und Berechtigungen | Schlüssel, Transponder, Schließplan sowie objektbezogene Portal- und Bankberechtigungen. Übergabe quittieren und neue Benutzerrollen einrichten; persönliche Passwörter nicht weiterreichen. |
Offene Vorgänge | Schäden, Gewährleistung, Versicherungsfälle, Zahlungsrückstände, Rechtsstreite und beschlossene Maßnahmen. Je Vorgang: Sachstand, nächste Frist, verantwortliche Person und Ablageort. |
Eine pauschale Begrenzung auf die letzten zehn Jahre wäre zu kurz gedacht: Grundlagen und ältere Beschlüsse können weiterhin gebraucht werden. Maßgeblich sind der vorhandene Verwaltungsbestand, seine Bedeutung für die Gemeinschaft und die jeweils geltenden Aufbewahrungspflichten.
Digitale Unterlagen: Ein Portalzugang allein reicht nicht
Vereinbaren Sie vor dem Wechsel, wie Dateien und Buchhaltungsdaten übergeben werden. Ein Zugang zum alten Eigentümerportal ersetzt keinen dauerhaft nutzbaren Export, wenn der Zugang mit dem Vertrag endet.
- Dokumente: lesbare Dateien mit verständlichen Namen und einer Ordnerübersicht, einschließlich der zugehörigen Anlagen.
- Buchhaltung: Buchungsjournal und Saldenlisten zum Stichtag; verfügbare strukturierte Exporte zusätzlich zu lesbaren Auswertungen anfordern und das Format mit der neuen Verwaltung abstimmen.
- Portale: zuständige Benutzer und Objektzuordnungen mit Messdienst, Bank und weiteren Anbietern umstellen. Alte Berechtigungen anschließend beenden.
- Prüfung: Dateien öffnen, mehrere Belege den Buchungen zuordnen und Stichproben gegen das Übergabeverzeichnis machen. Den Empfang erst nach dieser Kontrolle als geprüft kennzeichnen.
Die Übergabe der für die weitere Verwaltung erforderlichen Daten muss datenschutzgerecht erfolgen. Verwenden Sie einen geschützten Übertragungsweg und begrenzen Sie den Empfängerkreis. Welche Kopien die alte Verwaltung wegen gesetzlicher Pflichten oder berechtigter Nachweiszwecke aufbewahren darf, ist getrennt von der Herausgabe zu prüfen. Daraus folgt keine Berechtigung, die benötigten Originalunterlagen zurückzuhalten.
Herausgabepflicht, Frist und offene Honorare
Die rechtliche Grundlage ist der Verwaltervertrag als Geschäftsbesorgung in Verbindung mit § 667 BGB. Der Anspruch auf Herausgabe steht grundsätzlich der Gemeinschaft zu. Die Unterlagen sind an sie oder eine berechtigte Person, etwa die neue Verwaltung, zu übergeben.
Eine allgemeine gesetzliche Übergabefrist von zwei, vier oder sechs Wochen gibt es nicht. Klären Sie deshalb Vertragsende, Ende der Bestellung, Fälligkeit und Übergabetermin ausdrücklich. Abberufung und Vertragsbeendigung sind unterschiedliche Vorgänge; dazu finden Sie mehr in unserem Beitrag zum Kündigen des Verwaltervertrags. Dringende Fristen und die Zahlungsfähigkeit der Gemeinschaft sollten nicht bis zur letzten Archivkiste warten.
Die Herausgabe wird grundsätzlich als Holschuld eingeordnet: Organisieren Sie einen Abholtermin oder vereinbaren Sie einen Versand. Ob zusätzliche Kopier-, Versand- oder Exportleistungen gesondert vergütet werden dürfen, hängt vom Vertrag und der konkreten Leistung ab. Eine allgemeine kostenlose Zusatzleistung lässt sich daraus nicht ableiten.
Offene Vergütung darf die Verwaltung nicht als Druckmittel für das Zurückhalten der Verwaltungsunterlagen einsetzen. Das OLG Hamm, Beschluss vom 22. Februar 2007, 15 W 181/06, verneinte ein solches Zurückbehaltungsrecht wegen offener Honoraransprüche. Der Vergütungsstreit ist gesondert zu klären.
So wird aus der Checkliste ein Übergabeprotokoll
Notieren Sie Objekt, beteiligte Personen, Datum und Stichtag der Buchhaltung. Erfassen Sie Ordner, Dateien, Schlüssel und Berechtigungen einzeln oder in eindeutig bezeichneten Gruppen. Unterscheiden Sie dabei drei Zustände: erhalten, geprüft und noch offen.
Beispiel für einen Protokolleintrag: „Bankkonto: Auszüge Januar bis August erhalten; September fehlt. Nachlieferung durch bisherige Verwaltung bis zum vereinbarten Datum. Abgleich des Endbestands noch offen.“ Damit ist die Lücke später nachvollziehbar. Eine Empfangsbestätigung sollte keine ungeprüfte Vollständigkeit oder pauschale Erledigung aller Ansprüche bestätigen.
Konto und Erhaltungsrücklage beim Verwalterwechsel
Lautet das Konto auf die Gemeinschaft, bleibt sie Kontoinhaberin. Der Verwalterwechsel erfordert dann vor allem eine Änderung der Vertretungs- und Verfügungsberechtigungen. Stimmen Sie mit der Bank ab, welche Nachweise sie benötigt, und lassen Sie das Ende alter Vollmachten dokumentieren. Persönliche Onlinebanking-Zugänge werden nicht an den Nachfolger weitergegeben.
Prüfen Sie laufende Zahlungen, Lastschriften, Kontostände und die Zuordnung der Erhaltungsrücklage. Läuft ein Konto auf den Namen der bisherigen Verwaltung, muss die neue Verwaltung die Kontostruktur und die Übertragung des Gemeinschaftsvermögens gesondert klären. Ein bloßer Austausch des Logins löst dieses Problem nicht.
Wer erstellt nach dem Wechsel die Jahresabrechnung?
Das BGH-Urteil vom 26. September 2025, V ZR 206/24, unterscheidet die Pflicht der Gemeinschaft von möglichen Vertragspflichten der früheren Verwaltung:
- Die Gemeinschaft muss die Jahresabrechnung erstellen lassen. Ihr bestellter Verwalter muss dabei auch ausstehende Abrechnungen für Vorjahre bearbeiten.
- Daneben kann die frühere Verwaltung aus ihrem Vertrag weiterhin zur Erstellung verpflichtet sein, wenn die Abrechnungspflicht bereits während ihrer Amtszeit entstanden ist.
- Die Pflicht entsteht am 1. Januar des Folgejahres. Endet die Amtszeit zum 31. Dezember, schuldet die frühere Verwaltung die Abrechnung dieses Jahres grundsätzlich nicht mehr, sofern sie dies nicht ausdrücklich vertraglich übernommen hat.
Die bisherige Verwaltung muss trotzdem über ihre Tätigkeit Rechnung legen und die benötigten Daten herausgeben. Halten Sie bei der Übernahme fest, welche Abrechnungsjahre fehlen, wer sie bearbeitet und welche Vergütung vereinbart ist. Unser Ratgeber zum Prüfen der WEG-Jahresabrechnung hilft beim inhaltlichen Abgleich.
Was tun, wenn der alte Verwalter Unterlagen nicht herausgibt?
- Lücken konkret benennen: Schreiben Sie beispielsweise „Kontoauszüge September“ statt „sämtliche fehlenden Unterlagen“. Verlangen Sie bei unklarem Bestand zunächst eine Übersicht.
- Angemessene Frist setzen: Stimmen Sie sie auf Umfang und Dringlichkeit ab und dokumentieren Sie den Zugang der Aufforderung. 14 Tage können ein praktischer Ansatz sein, sind aber keine allgemeine gesetzliche Frist.
- Vertretung klären: Den Anspruch muss die Gemeinschaft wirksam geltend machen. Wer sie vertritt, richtet sich nach § 9b WEG und der konkreten Situation. Ein einzelner Eigentümer sollte nicht ohne geklärte Vollmacht für alle handeln.
- Bei ausbleibender Übergabe rechtlich prüfen lassen: Herausgabeklage, bei besonderer Eilbedürftigkeit einstweiliger Rechtsschutz und mögliche Ersatzansprüche hängen vom Einzelfall ab. Verzug entsteht nicht automatisch nach sechs Wochen; entscheidend sind insbesondere Fälligkeit, Mahnung beziehungsweise deren Entbehrlichkeit und die Voraussetzungen des § 286 BGB.
Verwalterwechsel in Hannover vorbereiten
Fragen Sie eine neue Verwaltung bereits im Auswahlgespräch, wie sie fehlende Unterlagen erfasst, Bankberechtigungen übernimmt und offene Abrechnungen behandelt. Die Antworten sind für den Start aussagekräftiger als ein pauschales Versprechen einer „reibungslosen Übernahme“.
Den gesamten Ablauf vom Wechselbeschluss bis zur neuen Bestellung erklärt unser Ratgeber zum Hausverwaltungswechsel in Hannover. Wenn Sie eine neue WEG-Verwaltung für Hannover und die Region suchen, können Sie uns über die Kontaktseite den Stand Ihrer Gemeinschaft und bekannte Übergabelücken schildern.
Häufige Fragen
Eine feste gesetzliche Frist von zwei oder vier Wochen gibt es nicht. Klären Sie anhand des Vertrags und der Beendigung der Verwaltungstätigkeit, wann die Herausgabe fällig ist, und vereinbaren Sie einen konkreten Übergabetermin. Fehlt die Übergabe, sollten die fehlenden Positionen schriftlich mit angemessener Frist angefordert werden. Ob Verzug vorliegt, richtet sich nach § 286 BGB und den Umständen des Einzelfalls.
Offene Vergütungsforderungen rechtfertigen kein Zurückbehalten der Verwaltungsunterlagen als Druckmittel. Das OLG Hamm hat ein solches Zurückbehaltungsrecht verneint (15 W 181/06). Vergütung und Herausgabe sind getrennt zu behandeln. Ob die frühere Verwaltung bestimmte Kopien für gesetzliche Pflichten oder berechtigte Nachweiszwecke behalten darf, ist eine andere Frage.
Grundsätzlich muss die neue Verwaltung die Jahresabrechnung für die Gemeinschaft erstellen. Die Pflicht entsteht erst am 1. Januar des Folgejahres. Die zum 31. Dezember ausgeschiedene Verwaltung schuldet diese Abrechnung grundsätzlich nur bei ausdrücklicher vertraglicher Vereinbarung. Für ältere offene Abrechnungen können daneben Vertragspflichten der früheren Verwaltung bestehen. Das BGH-Urteil vom 26. September 2025 (V ZR 206/24) unterscheidet diese Fälle. Die Herausgabe der Belege und die Rechnungslegung über die eigene Tätigkeit bleiben erforderlich.
Die Herausgabe wird grundsätzlich als Holschuld eingeordnet. Vereinbaren Sie deshalb einen Abholtermin oder einen anderen Übergabeweg. Für digitale Unterlagen sollten Format und sicherer Übertragungsweg abgestimmt werden. Ob zusätzliche Kopier-, Versand- oder Exportleistungen gesondert vergütet werden dürfen, hängt vom Vertrag und der konkreten Leistung ab.
Die Erhaltungsrücklage bleibt Vermögen der Gemeinschaft. Bei einem Konto auf ihren Namen sind vor allem die Bankberechtigungen umzustellen und die Kontostände abzugleichen. Welche Nachweise die Bank benötigt, wird mit ihr abgestimmt. Läuft ein Konto auf den Namen der bisherigen Verwaltung, müssen Kontostruktur und Übertragung des Gemeinschaftsvermögens gesondert geklärt werden.