Was macht eine Hausverwaltung? Aufgaben, Pflichten und Kosten im Überblick

Eine Hausverwaltung übernimmt die kaufmännische, organisatorische, technische und rechtliche Betreuung von Immobilien für Wohnungseigentümergemeinschaften oder Vermieter, damit Finanzen, Instandhaltung und rechtliche Pflichten geordnet ablaufen, ohne dass sich Eigentümerinnen und Eigentümer selbst darum kümmern müssen.

Wie umfangreich dieser Auftrag im Einzelfall ist, hängt davon ab, ob eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) oder ein einzelnes vermietetes Haus verwaltet wird. Der folgende Überblick zeigt die vier Aufgabenbereiche, die Unterschiede zwischen den Verwaltungsarten, die gesetzlichen Grenzen der Verwalterbefugnisse und die üblichen Kosten in Hannover.

Die vier Aufgabenbereiche einer Hausverwaltung

Ob WEG oder vermietetes Einzelhaus: Der Aufgabenkatalog einer Hausverwaltung lässt sich immer in vier Bereiche gliedern, die ineinandergreifen. Bei der WEG-Verwaltung sind die zentralen Rechtsgrundlagen § 26a WEG, der die drei Kompetenzbereiche rechtlich, kaufmännisch und technisch benennt (Quelle), sowie § 27 WEG, der die Grenzen der eigenmächtigen Verwalterbefugnis regelt (Quelle). Bei der Mietverwaltung bilden das Mietrecht nach § 535 BGB (Quelle) und der individuelle Verwaltervertrag die Grundlage.

Drei dieser Wissensbereiche benennt der Gesetzgeber sogar ausdrücklich: Wer sich zertifizierter Verwalter nennen darf, muss vor der Industrie- und Handelskammer nachweisen, dass er über die notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt (§ 26a Abs. 1 WEG) (Quelle). In der Praxis kommt als vierter, ebenso wichtiger Bereich die organisatorische Betreuung hinzu, also die laufende Kommunikation und Koordination rund um das Objekt.

Kaufmännische Aufgaben

Im Zentrum steht die Verwaltung des Geldes: Einnahmen, Ausgaben und Rücklagen müssen für Eigentümer beziehungsweise Vermieter jederzeit nachvollziehbar sein.

• Wirtschaftsplan mit den voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben für das Kalenderjahr aufstellen (§ 28 Abs. 1 WEG) (Quelle)
• Jahresabrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben nach Ablauf des Wirtschaftsjahres erstellen (§ 28 Abs. 2 WEG) (Quelle)
• Vermögensbericht mit dem aktuellen Stand der Rücklagen jährlich vorlegen, seit der WEG-Reform 2020 verpflichtend (§ 28 Abs. 4 WEG) (Quelle)
• Hausgeld beziehungsweise Miete einziehen und bei Zahlungsrückständen das Mahnwesen führen
• Buchführung und Zahlungsverkehr über ein Konto der Gemeinschaft beziehungsweise des Eigentümers abwickeln
• Bei der Mietverwaltung: Betriebskosten gegenüber Mieterinnen und Mietern abrechnen und dabei die Zwölf-Monats-Frist aus § 556 BGB einhalten (Quelle)

Für Eigentümer ist dieser Bereich häufig der prüfungsintensivste, weil Fehler in der Jahresabrechnung nach der WEG-Reform 2020 unmittelbar anfechtbar sind und Nachfragen der Eigentümer meist zuerst hier ansetzen.

Organisatorische Aufgaben

Dieser Bereich betrifft die laufende Kommunikation und Koordination rund um das Objekt, die im Alltag oft den größten Zeitaufwand verursacht.

• Eigentümerversammlung beziehungsweise regelmäßige Abstimmungen mit dem Eigentümer vorbereiten und durchführen
• Protokolle und, bei der WEG, die laufende Beschlusssammlung führen
• Fester Ansprechpartner für Eigentümer, Verwaltungsbeirat und, bei der Mietverwaltung, für Mieterinnen und Mieter sein
• Verträge mit Dienstleistern koordinieren, etwa Hausmeister, Reinigung oder Gartenpflege
• Beschwerden entgegennehmen und zwischen den Beteiligten vermitteln

Gerade bei größeren Gemeinschaften mit unterschiedlichen Interessen entscheidet dieser Bereich oft darüber, wie reibungslos Beschlüsse zustande kommen und wie zufrieden Eigentümer oder Mieter mit ihrer Verwaltung sind.

Technische Aufgaben

Hier geht es um den baulichen Zustand des Objekts und darum, Schäden frühzeitig zu erkennen, bevor daraus teure Folgeschäden werden.

• Regelmäßige Objektbegehungen und Zustandskontrollen durchführen
• Instandhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen planen, ausschreiben und die Ausführung überwachen
• Verkehrssicherungspflichten erfüllen, etwa Räum- und Streupflicht sowie wiederkehrende Prüfungen von Aufzügen oder Heizungsanlagen
• Versicherungsfälle abwickeln, zum Beispiel bei Leitungswasser- oder Sturmschäden
• Heizkosten verbrauchsabhängig verteilen: mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Wärmeverbrauch, der Rest nach Fläche (§ 7 HeizkostenV) (Quelle)

Wer hier spart, riskiert teure Folgeschäden: Ein übersehener Wasserschaden oder eine verschleppte Dachreparatur kostet später oft ein Vielfaches dessen, was eine rechtzeitige Instandhaltung gekostet hätte.

Rechtliche Aufgaben

Der vierte Bereich sichert ab, dass Beschlüsse und Verträge im Streitfall Bestand haben.

• Die Gemeinschaft beziehungsweise den Eigentümer im Rahmen der eingeräumten Befugnisse rechtlich vertreten (§ 27 Abs. 1 WEG) (Quelle)
• Beschlüsse der Eigentümerversammlung rechtssicher umsetzen
• Aktuelle Gesetzesänderungen und Rechtsprechung auf die laufende Verwaltungspraxis anwenden
• Verträge mit Dienstleistern und Versicherungen rechtssicher gestalten und verwalten
• Bei der Mietverwaltung: Mietverträge auf Basis des Mietrechts (§§ 535 ff. BGB) rechtssicher erstellen und verwalten (Quelle)

Seit der WEG-Reform 2020 hat sich dieser Bereich spürbar ausgeweitet, weil sich die Rechtsprechung zu Themen wie Erhaltungsrücklage, Sonderumlage oder Kostenverteilung laufend weiterentwickelt und Verwalter diese Änderungen zeitnah in die Praxis übernehmen müssen.

WEG-Verwaltung, Mietverwaltung, Sondereigentumsverwaltung: was ist der Unterschied?

Der Aufgabenkatalog ist ähnlich, doch Objekt und Auftraggeber unterscheiden sich deutlich. Wer eine Eigentumswohnung vermietet, die in einer WEG liegt, kann sogar zwei Verwaltungen gleichzeitig brauchen: eine für das Gemeinschaftseigentum und eine für die eigene vermietete Einheit. Rechtlich betrachtet ist dabei nur die WEG-Verwaltung im engeren Sinn gesetzlich vorgeprägt: §§ 26 bis 28 WEG regeln Bestellung, Befugnisse und Pflichten des Verwalters unmittelbar. Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung sind dagegen freie Dienstleistungen, die sich vertraglich als Geschäftsbesorgung ausgestalten und ihren rechtlichen Rahmen vor allem aus dem allgemeinen Mietrecht beziehen.

Wer beide Rollen hat, also Eigentümer in einer WEG ist und die eigene Wohnung vermietet, kombiniert häufig WEG-Verwaltung und Sondereigentumsverwaltung. Einen ausführlichen Vergleich mit Entscheidungshilfe finden Sie im Artikel Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung im Vergleich.

Was darf eine Hausverwaltung nicht?

So umfangreich der Aufgabenkatalog ist: Der Verwalter handelt nicht auf eigene Faust. Ohne gesonderten Beschluss der Eigentümerversammlung darf der WEG-Verwalter nach § 27 Abs. 1 WEG nur Maßnahmen treffen, die von untergeordneter Bedeutung sind und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen, oder die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind, etwa eine akute Notreparatur (Quelle). Diese Zurückhaltung hat einen guten Grund: Wichtige Entscheidungen über das gemeinschaftliche Eigentum sollen bei den Eigentümern selbst liegen, nicht allein bei einem beauftragten Dienstleister. Konkret bedeutet das: Ohne Beschluss darf die Hausverwaltung zum Beispiel nicht

• größere oder kostspielige Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen eigenständig beauftragen,
• bauliche Veränderungen am Gemeinschaftseigentum eigenmächtig genehmigen,
• Kredite oder langfristige Verträge mit erheblicher finanzieller Tragweite ohne Ermächtigung eingehen,
• Beschlüsse der Eigentümerversammlung ersetzen oder gegen deren Willen handeln,
• Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall anstelle von Anwalt oder Steuerberater leisten.

Die Eigentümer können diese Befugnisse durch Beschluss ausdrücklich erweitern oder einschränken (§ 27 Abs. 2 WEG) (Quelle), etwa indem sie dem Verwalter für bestimmte, wiederkehrende Maßnahmen eine höhere Wertgrenze einräumen.

Was kostet eine Hausverwaltung?

Die Kosten hängen stark vom Verwaltungstyp und von der Zahl der Einheiten ab: Je mehr Einheiten ein Objekt hat, desto günstiger wird die Verwaltung in der Regel pro Einheit. Bei der WEG-Verwaltung liegt das Honorar meist bei rund 30 bis 40 Euro pro Einheit und Monat netto, Garagen und Stellplätze schlagen mit etwa 6 Euro zusätzlich zu Buche. Bei einem Objekt mit 24 Einheiten sind das für die gesamte Gemeinschaft etwa 816 Euro im Monat beziehungsweise rund 9.800 Euro im Jahr. Bei der Mietverwaltung wird üblicherweise prozentual zur Nettokaltmiete abgerechnet, meist 5 bis 7 Prozent; diese Vergütung darf in aller Regel nicht auf die Mieterinnen und Mieter umgelegt werden. Die Sondereigentumsverwaltung wird meist als feste monatliche Pauschale je Einheit berechnet, deren genaue Höhe von Lage und Leistungsumfang abhängt. Alle Preisfaktoren und Beispielrechnungen finden Sie auf der Seite Hausverwaltung Kosten Hannover.

Woran erkennt man eine gute Hausverwaltung?

Seriöse Anbieter lassen sich an klaren Merkmalen erkennen: eine gültige Erlaubnis nach § 34c GewO (Quelle), eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung mit mindestens 500.000 Euro Deckung je Schadensfall (§ 15 MaBV) (Quelle), feste Ansprechpartner statt einer anonymen Hotline, eine transparente Preisliste sowie eine Mitgliedschaft im Branchenverband VDIV als Bekenntnis zu Qualitätsstandards. VONIO erfüllt diese Kriterien: VDIV-Mitglied, Erlaubnis nach § 34c GewO, Vermögensschadenhaftpflichtversicherung und über 500 verwaltete Einheiten in und um Hannover. Die vollständige Checkliste mit allen Prüfpunkten finden Sie im Artikel Woran erkennt man eine seriöse Hausverwaltung?.